rapat 1

Ada sebuah nasehat mengatakan “Waktu adalah komoditas paling berharga dalam hidup karena kita tidak bisa dibeli”. Ketika kita memikirkan pekerjaan seharai-hari memang bisa membuat pusing, frustasi dan malas. Belum lagi berapa banyak waktu yang dihabiskan dalam meeting yang tidak ada hasilnya. Sribu akan berbagi pengalaman tentang meeting yang produktif, sehingga waktu kita tidak terbuang sia-sia. Bisa dibilang meeting yang produktif adalah bagian dari sebuah seni, tetapi sesuatu yang setiap orang dapat pelajari.

Berikut adalah beberapa tips Sribu bagi kawan-kawan yang membutuhkan sedikit bantuan dalam menciptakan meeting yang sukses dan produktif.

1. Mengatur agenda di awal.

Sulit untuk mencapai sesuatu dalam hidup ini tanpa arah tujuan yang jelas, dalam urusan meeting berlaku prinsip yang sama. Sebelum Anda memulai, beri peserta tentang gambaran dari apa yang akan dibahas. Peserta mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengetahui agenda yang akan dibahas. Apa jenis meeting yang ingin Anda lakukan? Apakah Anda ingin rekan kerja siap dan bersedia untuk berpartisipasi dalam diskusi besar? Apakah Anda akan meninjau segala hasil penilaian kerja? Dengan mengirimkan agenda 24 jam sebelumnya, Anda memberi orang kesempatan untuk mempersiapkan diri.

2. Mulai meeting tepat waktu.

Jika pertemuan tidak dimulai tepat waktu, kemungkinan tidak akan berakhir tepat waktu. Kemudian akan berdampak pada pertemuan berikutnya, akan terlambat juga. Sebelum jatuh pada kondisi seperti itu, buatlah jadwal. Aturan waktu yang ketat perlu diterapkan di tingkat tertinggi pada perusahaan.  Memulai meeting tepat waktu, membantu menciptakan budaya perusahaan yang baik untuk menghargai pentingnya waktu.

rapat 3

3. Pastikan peserta adalah orang yang tepat.

Berapa kali kita ikut dalam suatu meeting dimana mereka hanya duduk dan diam disana? Mengapa orang-orang seperti ini ikut di dalam ruangan? Penting untuk memiliki orang yang tepat dalam suatu meeting. Ketika berpikir tentang betapa berharganya waktu dan orang-orang yang ada di dalam ruangan, meeting adalah sebuah perjalanan yang sangat mahal. Menempatkan orang yang tepat ke dalam meeting dan pastikan semua orang di sana memiliki peran dan tujuan yang jelas.

4. Meeting harus memiliki rentang waktu yang tepat.

Meeting yang baik bisa berlangsung lama atau singkat, sesuai kebutuhan. Jika pengaturan agenda telah disusun rapi dengan tujuan yang jelas, Anda akan tahu kapan meeting perlu untuk diakhiri. Jika bisa berakhir dalam 28 menit ketika agenda ditetapkan 60 menit, tentu sangat fantastis.

rapat 4

5. Berikan setiap meeting suatu ruang ide dadakan.

Apa yang Anda lakukan ketika berada sebuah meeting tiba-tiba ada satu gagasan diluar dari topik? Menempatkan ide tersebut dalam satu ruang khusus dan membuat agenda untuk meninjau kembali gagasan tersebut di kemudian hari.

6. Jangan mengakhiri meeting tanpa kesepakatan yang jelas tentang langkah berikutnya.

Sebelum mengakhiri meeting, pastikan bahwa semua telah dirangkum menetapkan tindakan yang perlu diambil secepatnya. Hal yang paling penting adalah mendelegasikannya ke orang yang tepat. Hal terburuk dalam meeting adalah tidak ada tindak lanjut. Sehingga membuat kita harus mengadakan meeting lain untuk membicarakan hal yang sama.

rapat 2

Banyak hal yang bisa dihasilkan dari sebuah meeting, mulai dari pengembangan produk baru, penetapan harga, perluasan pasar, dan berbagai hal penting lain. Jangan remehkan setiap pertemuan yang telah di agendakan dengan para peserta. Ingat, Anda sudah merelakan waktu berharga untuk mengagendakan pertemuan, jadi jangan buang waktu percuma. Apakah Anda memiliki tips lain? Jangan sungkan untuk berbagi. Silahkan tulis pendapat Anda pada kolom di bawah ini.


Dhiar

Dhiar

Lahir dan dibesarkan di kota gudeg, hingga saat ini menempuh semester akhir di sebuah perguruan tinggi negeri di kota yang sama. Salah satu hal yang bisa membuatnya relax adalah mendengarkan musik.