“You have to fight to reach your dream. You have to sacrifice and work hard for it.” – Lionel Messi

 

Seperti kutipan Lionel Messi di atas, kita semua harus bekerja keras agar dapat menggapai mimpi. Namun, kenyataannya jika kita bekerja keras untuk pekerjaan yang kurang tepat, maka kita tidak akan mencapai mimpi tersebut. Hal itu membuktikan bahwa kita tidak hanya dapat mengandalkan semangat kerja keras saja.

 

Founder kami, Ryan selalu mengingatkan bahwa agar perusahaan dapat berkembang, kami harus bekerja dengan pintar (work smart) agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Apabila kita bekerja dengan pintar maka lebih banyak lagi pekerjaan yang dapat kita selesaikan dalam waktu yang lebih sedikit.

 

Work hard dan work smart sebenarnya sama-sama bekerja. Namun, dengan work smart, kita semua bisa menuntaskan lebih banyak persoalan dalam jangka waktu tertentu jika dibandingkan dengan work hard. Dengan work smart, startup yang dikelola pun bisa lebih cepat berkembang (work smart dan work hard  merupakan dua hal yang berbeda).

 

Kerja pintar ini diterapkan di Sribu sejak pertama kali perusahaan berdiri. Oleh karena itu perusahaan dapat berkembang dengan pesat dalam 3 tahun ini. Dalam 3 tahun Sribu telah mendapatkan lebih dari 2.000 klien dan 50.000 komunitas desainer worldwide. Semua ini tidak mungkin diraih apabila tim yang hanya digawangi 2 orang, Ryan dan Wenes di awal perusahaan berdiri tidak menerapkan sistem dan konsep kerja yang benar.

Selain itu, culture Sribu juga berperan sangat besar terhadap konsep kerja kami. Transparansi, respon cepat, bekerja sesuai dengan sistem yang ada, terbuka dengan kritik dan masukan serta bekerja pintar adalah hal yang terus ditanamkan oleh Ryan sehingga Sribu bisa terus berkembang sampai saat ini.

Ryan and His Routine

24 Jam Seorang Founder Startup hadgiagigdeiyg

Di sebuah startup di mana perusahaan memiliki budget dan resources yang terbatas, style kerja yang efektif amat sangat penting. Style kerja pintar yang diterapkan di Sribu ini di awali selalu dari founder-nya. Oleh karena itu saya ingin menceritakan apa saja aktivitas saya sehari-hari dan bagaimana style kerja pintar ini saya terapkan.

 

~7.30 am. Bangun pagi, setelah sarapan, saya cek dahulu semua email yang masuk dari semalam dan juga reply email-email yang penting via iPhone. Selain itu saya juga langsung menyiapkan notes kecil yang saya taruh di reminder iPhone untuk persiapan daily meeting. Dengan ini saya tidak menghabiskan waktu ketika sampai kantor untuk melakukan hal tersebut dan kita bisa langsung daily meeting yang biasa kita sebut stand-up meeting tepat di jam 9 pagi. Selain itu apabila saya baru cek email dan memikirkan apa yang akan dibahas di stand-up meeting, bisa-bisa standup meeting baru mulai jam 10 dan itu jam sibuk untuk operation. Konsentrasi tim akan terpecah antara stand-up meeting dan operation.

Standup
Standup meeting bersama tim Sribu

 

~ 9.00 am. Stand-up meeting kami bagi antara tim technical dan non-technical. Technical dipimpin oleh Wenes dan yang non-technical dipimpin oleh saya sendiri. Ini kami lakukan agar stand-up meeting tidak terlalu lama karena sekarang ini kami memiliki 17 orang dalam tim kami. Stand-up meeting biasanya sekitar 10-15 menit dimana setiap personil menceritakan apa yang dikerjakan kemarin dan apa saja yang akan dikerjakan hari ini. Melalui stand-up meeting, kami juga dapat melakukan follow up tugas yang berhubungan dengan tim dari divisi lain agar setiap personil dalam tim aware dengan semua hal yang terjadi di dalam perusahaan.

Analysing Data
Ryan sedang menganalisa data menggunakan Google Analytics

 

~ 9.30 am. Setelah stand-up meeting, saya cek dashboard Sribu dan Sribulancer untuk melihat performance produk kami dari sales, jumlah registered client dan freelancers, jumlah posting jobs kemarin dan juga bulan ini yang menjadi KPI (key performance indicators) kami. Dari situ saya membuka beberapa tools lainnya seperti Kissmetrics dan Google Analytics, untuk membuat korelasi dengan data dari dashboard kami. Selain itu, saya juga analisa traffic social media kami melalui (Selain itu, saya juga analisa traffic social media kami melalui beberapa social media tracking tools yang bisa Anda lihat pada salah satu artikel Startupbisnis ) karena social media cukup berpengaruh dalam dunia start-up.

 

~ 10 am. Biasanya saya ada appointment dengan potential klien, investor, partnership via Skype Call atau over coffee. Biasanya saya lebih suka via Skype Call karena macetnya Jakarta. Waktu bagi saya adalah sesuatu yang sangat berharga karena kita tidak dapat memutarbalikan waktu, oleh karena itu sebisa mungkin saya coba untuk tidak menghabiskan waktu di jalan. Bagi founder yang menjalankan startup company harus pintar untuk me-manage waktu, jangan sampai waktu terbuang sia-sia karena stuck di jalan. Selain itu, yang harus diingatkan juga adalah bahwa keberadaan founder di kantor sangat penting untuk memotivasi dan membantu tim agar tetap produktif.

 

Ketika Skype Call, saya juga membantu tim saya apabila ada pertanyaan yang masuk via Skype atau menjawab email-email yang masuk. Working in a startup company is all about multitasking. Kadang ada 3 – 10 pekerjaan yang founder dan tim harus lakukan bersamaan. Apabila tidak terbiasa multi-task, ini akan menjadi problem yang cukup besar dan berdampak menjadi hal yang frustrasi. Untungnya, multitasking dapat dipelajari dan apabila Anda menjadi master dalam multitasking, maka Anda akan merasa jauh lebih produktif.

 

~ 12.00 pm, lunch time biasanya saya sudah memesan makanan delivery via Berry Kitchen atau Klik-eat karena pilihannya yang banyak. Namun biasanya saya tidak mulai makan hingga sekitar jam 12.30. Kadang saya makan bersama tim atau kadang saya makan berdua dengan Wenes sambil ngobrol mengenai produk kami Sribulancer dan Sribu atau ngobrol mengenai startup di Indonesia. Kadang kami juga share ide-ide bagaimana kami dapat membuat Sribulancer menjadi produk yang lebih besar lagi dari sekarang dan apa yang market butuhkan. Bagi kami visi untuk menciptakan lapangan kerja yang luas bagi masyarakat Indonesia melalui Sribulancer adalah mimpi yang akan menjadi kenyataan. It’s just exciting to be part of this ecosystem!

 

~ 13.00 pm. Setelah makan siang, saya kembali ke laptop untuk cek dan handle email-email baru yang masuk. Kadang di jam ini, biasanya ada interview dengan media atau jadwal interview kandidat baru. Situasi setelah makan siang biasanya sangat dinamis.

Whiteboard Discussion
Ryan meeting bersama divisi marketing Sribu

 

~ 14.00 pm. Saya suka keliling ke tim operation, marketing dan produk kami dan berdiskusi dengan tim kami, sharing ideas dan apabila ada pertanyaan, kita diskusikan bersama. Apabila hal yang didiskusikan scopenya cukup besar maka kami akan pindah dan menulisnya di glass board yang kami miliki di kantor.

 

Ping Pong Time
Wenes sedang bermain ping pong dengan tamu Sribu

 

~ 15.00 pm. Untuk merelax-kan diri, saya main ping pong dahulu dengan Wenes atau dengan tim saya selama 15-30 menit dan ini sangat membantu menjernihkan pikiran yang penuh dengan pekerjaan sebelumnya. Setelah itu biasanya saya ajak Wenes dan DM (Decision makers) berdiskusi mengenai improvement yang dapat dilakukan di produk kami, tasks yang ada di Jira dan development roadmap.

 

~ 16.30 pm. Berdikusi dengan tim marketing kami mengenai channel-channel marketing yang sedang dijalankan dan juga performance-nya bagaimana. Setelah itu kami diskusikan juga apa saja yang harus kami ubah untuk improve performance tersebut lebih jauh. Ini penting, karena KPI tim marketing kami adalah user growth, tanpa user maka tidak ada sales yang masuk ke perusahaan maka dari itu seperti dalam yang diungkapkan dalam artikel Tech in Asia pentingnya memperhatikan key performance indicator perusahaan.

 

~ 17.30 pm. Saya share ke tim operation mengenai performance untuk hari ini dan juga selama month to date agar kami tetap keep track mengenai target dan pencapaian kami.

Setelah office hour, saya biasanya di kantor hingga jam 7 untuk follow up email-email yang masuk atau membuat presentasi untuk keperluan operation atau investor relation.

 

~ 19.00 pm. Setelah makan malam, saya biasanya main Clash of Clan, nonton atau baca blog Quicksprout, Techinasia atau Dailysocial di iPad hingga jam 21.00 pm.

 

~ 21.00 pm. Saatnya kerja malam! Karena passion saya di data analisa, maka saya suka untuk cek data website kami di Kissmetrics, Backoffice dan Google Analytics kami. Dari data saya akan mendapatkan angka-angka yang penting yang dapat membantu mengidentifikasikan performance produk kami selama ini, channel sales yang performing, channels yang mendatangkan traffic, halaman yang dikunjungi sebelum visitor melakukan pembayaran dan banyak lagi. Dari data ini saya akan buatkan presentasi dan share ke tim agar kami selalu menuju ke arah yang benar dalam membangun startup ini. Biasanya saya lakukan data analisa ini selama 2 jam sebelum tidur.

 

Apabila dilihat dari aktivitas yang saya lakukan, sebisa mungkin selama office hour, saya melakukan pekerjaan yang melibatkan tim kami sementara after office hour saya banyak melakukan pekerjaan yang dapat saya lakukan sendiri. Dengan ini perusahaan dapat progress dengan lebih cepat lagi, tidak saling tunggu-tungguan dan tidak ada perkerjaan yang terpending.

 

Founder = Boss. Pekerjaan founder adalah memimpin dan bekerja sama dengan tim agar perusahaan dapat berkembang mencapai target yang ditetapkan dengan visi yang telah ditanamkan di awal. Menjadi founder di sebuah perusahaan bukan hal yang menyenangkan apabila Anda mengira bahwa founder adalah seorang boss, namun akan menyenangkan apabila passion Anda adalah untuk membuat produk yang dapat menyelesaikan masalah di dunia ini bersama dengan tim yang Anda bentuk.

 

Kembali mengenai work smart, culture work smart  hanya dapat terjadi apabila kita memiliki mindset yang tepat. Saya ingin sharing mengenai beberapa hal dan kegiatan yang membantu saya untuk work smart:

 

1. Gunakan Teknologi untuk Segala Hal

Saya memiliki Macbook, Ipad dan iPhone. Ketiganya memang mahal, namun return yang saya dapat dari ketiganya luar biasa. Masing-masing device memiliki peranan penting dan tanpa ketiganya saya tidak akan dapat bekerja seproduktif sekarang ini.

 

2. Kategorikan Semua Pesan yang Masuk

Setiap harinya saya menerima lebih dari 200 email. Jika tidak dipisahkan sesuai dengan kategori, akan susah untuk mencari email yang penting. Email management adalah salah satu hal penting yang harus dilakukan setiap founder.

 

3. Lakukan Pendekatan “One-Touch”

Untuk menghemat waktu, saya menggunakan Basecamp, sehingga saya dapat memberikan tugas beserta brief lengkapnya dan penerima tugas akan mendapat email notifikasinya. Semua menjadi lebih mudah hanya dengan ‘sekali klik’.

 

4. Tinggalkan Kegiatan yang Menghabiskan Banyak Waktu

Saya menghindari berbagai kegiatan seperti browsing artikel dan akses social media yang tidak ada hubungannya dengan Sribu. Selain itu, saya juga meminimalisir face-to-face meeting dengan Skype Call sehingga waktu saya tidak habis di jalan.

 

5. Take a mini-break

Ketika sudah sore, saya biasanya mengajak tim Sribu untuk minum kopi bersama sambil ngobrol sejenak untuk mengatasi kejenuhan di tengah kesibukan.

 

6. Delegasikan Pekerjaan

Jika saya merasa ada hal yang harus diselesaikan dan tugas tersebut bisa didelegasikan kepada tim Sribu, saya akan melakukannya. Dengan begitu hal yang diselesaikan dalam satu hari menjadi lebih banyak.

 

7. Belajar untuk Menolak Sesuatu

Ada banyak pekerjaan yang harus saya selesaikan setiap harinya, begitu pula dengan ajakan meeting baik dengan partner kerja mau pun dengan klien. Namun, seringkali saya menolak ajakan untuk meeting dengan Klien. Mungkin Anda akan merasa bingung mengapa saya berani menolak ajakan Klien untuk meeting. Namun, setiap penolakan selalu saya lakukan dengan sopan, disertai dengan alasan yang tepat dan juga menawarkan solusi lain. Biasanya saya akan memberikan solusi dengan pemanduan langsung yang akan dilakukan oleh tim operation Sribu, atau pun dengan Skype Call.

Quality Time dengan Tim Sribu

Lunch Time in Sushi Tei
Lunch bersama tim Sribu saat Natal

 

Selain lunch bersama setiap hari Kamis, kami juga memiliki quality time lain bersama Ryan, yaitu weekly meeting. Weekly meeting diadakan setiap hari Senin setelah standup meeting. Biasanya Ryan bisa menghabiskan lebih dari 4 jam untuk meeting bersama anggota tim Sribu yang dilakukan secara bergantian setiap divisi.

 

Apa sih yang dibahas dalam meeting yang bisa menghabiskan 4 jam tersebut? Banyak! Pada weekly meeting tersebut, masing-masing tim akan melaporkan pencapaiannya di minggu tersebut dan mendiskusikan persoalan atau pun target baru yang harus dicapai masing-masing divisi Sribu.

Bonus Parts:

Ryan and His Favorite Tools

Siapa sih yang tidak ingin work smart dan menjadi produktif di saat yang bersamaan? Dengan menjadi produktif, kita semua tidak perlu lagi kerja hingga larut malam dan memiliki waktu istirahat yang seimbang dengan waktu kerja. Maka dari itu, saya ingin share mengenai tools dan aplikasi yang saya gunakan sehari-harinya.

1. iPhone, iPad dan MacBook

apple_emotion_2k10_hd2-1366x768

Ketiga device ini adalah hal yang tidak terpisahkan dari saya. Saya menggunakan iPhone untuk berkomunikasi, Mac Book untuk bekerja sedangkan iPad sering saya gunakan untuk bermain Clash of Clan ketika sedang beristirahat.

 

2. Backoffice Sribu

Backoffice Sribu terdapat grafik dari data yang disajikan secara akurat oleh tim produk Sribu sehingga perkembangan Sribu dapat saya pantau lebih mudah. Dari grafik tersebut saya bisa mengecek jumlah registered klien dan desainer, revenue Sribu setiap bulannya hingga target yang sudah saya set untuk tim Sribu setiap bulannya.

 

3. Helpscout

HelpScout-Logo

Untuk memantau hasil kerja tim operation Sribu, Ryan memilih untuk menggunakan aplikasi HelpScout. Aplikasi ini dapat membantu tim operation untuk menghandle setiap klien Sribu sehingga tim operation tidak melakukan double follow up dan tidak ada satu pun email dari klien Sribu yang dilewatkan.

 

4. Mailbox

mailbox-logo1

Saya mendapatkan banyak email setiap harinya. Untuk memudahkan follow up setiap task yang terdapat pada email, saya menggunakan fitur reminder pada Mailbox.

 

5. Copy

Copy

Copy adalah salah satu aplikasi terfavorit saya karena Copy memberikan free storage sebesar 15GB secara cuma-cuma. Mobile Appsnya juga memudahkan saya untuk mengakses setiap file yang ada dishare oleh tim Sribu.

 

6. Get Response

Get-Response-Logo-Light

Email marketing adalah salah satu cara yang digunakan Sribu untuk memasarkan konten Sribu. Saya menggunakan GetResponse untuk memanage campaign dan membuat autoresponder untuk klien dan desainer Sribu.

 

7. Basecamp

basecamp

Untuk mengorganisir dan follow up pekerjaan, saya menggunakan Basecamp. Aplikasi ini memudahkan saya dan tim Sribu untuk melihat tugas baru, progress tugas yang sedang berlangsung dan tugas apa saja yang sudah selesai.

 

8. Bamboo Paper

bamboo-paper

Ketika menjelaskan sesuatu kepada orang lain, memang lebih mudah menggunakan kertas coretan. Tetapi, daripada saya harus membawa kertas, saya lebih memilih untuk menggunakan digital paper seperti Bamboo Paper.

 

9. Whatsapp

WhatsApp-Logo-EPS-vector-image

Seringkali saya harus keluar kantor untuk melakukan meeting dengan partner kerja. Agar saya tetap dapat dihubungi oleh tim Sribu, saya menggunakan Whatsapp sebagai channel komunikasi.

 

10. Spotify

spotify-logo-primary-horizontal-light-background-rgb

Jika sedang bosan, saya sering mendengarkan lagu melalui Spotify. Melalui Spotify saya bisa menemukan lagu-lagu kesukaan saya dengan mudah.

 

11. Google Calendar

google-calendar-banner

Janji interview, meeting dengan partner kerja dan undangan seminar yang saya dapatkan akan langsung saya masukkan ke dalam Google Calendar. Jadi, setiap janji yang sudah saya buat tidak akan dilewatkan.

Tidak ada satu pun pencapaian yang tidak berasal dari kerja keras. Tetapi, kerja keras secara membabi buta juga tidak akan membuat Anda mencapai kesuksesan dengan cepat. Anda harus menemukan cara terbaik untuk mencapai kesuksesan lalu bekerja keras dalam menjalaninya dan jangan lupa untuk selalu melakukan yang terbaik!

 

“Always do your best. What you plant now, you will harvest later.” – Og Mandino

PS: Ryan baru saja merayakan hari ulang tahunnya ke-30, we wish him a happy birthday!

Ryan's Surprise Bday Celebration
Ryan’s Surprise Bday Celebration

Ryan Gondokusumo

Ryan Gondokusumo

Ryan adalah founder dari Sribulancer, platform untuk mencari freelancer berkualitas dengan cepat dan tepat dan founder Sribu, platform jasa desain grafis online yang telah membantu lebih dari 2.000+ pelanggan. Spesialis UI dan UX design, team building, pengembangan produk, strategic marketing, digital marketing. Anda dapat ngobrol dengan Ryan di twitter via @redjohn_G

  • Michael Saputra

    quality post!

  • Kak Rohman S

    nice ide ?

  • realitas

    nice post :)

  • Dedy purnomo

    Mas Ryan, apakah ada cara supaya saya bisa menggunakan tools yang biasa anda gunakan? saya tertarik sekali dengan tools ini.

    • @dedy_purnomo:disqus: Tools yang mana mas Dedy?

      • Dedy purnomo

        di kegiatan mas Ryan jam 9 malam tertulis ” maka saya suka untuk cek data website kami di Kissmetrics, Backoffice dan Google Analytics kami.”
        Apakah saya bisa belajar dan bagaimana caranya?

        • @dedy_purnomo:disqus: Untuk kissmetrics bisa ke http://www.kissmetrics.com, untuk Google analytics (gratis) bisa search google analytics di google dan tinggal pasang tracking codenya saja di website Anda.

          • Dedy purnomo

            Terimakasih Mas Ryan atas infonya, sukses selalu mas

          • @dedy_purnomo:disqus: Cheers!

  • Misbahul Ulum

    Waw, sangat menginspirasi.
    Jadi pengen punya bisnis StartUp juga, he he he

    • @ulummisbahul:disqus: Dimulai dari ide dulu mas, baru dibuat MVP-nya. Good luck!

  • Anto Wiyono

    Keren Bro!

  • Saya pakai ini mas Angga: Evernote: https://evernote.com/

  • rini julistia

    siang ko ryan…
    saya salah satu pelanggan sribu dan sribulancer… hehe..
    boleh share bagaimana mendapatkan 2000 designer dlm waktu 3 bulan?
    many thanks ko..

    • @rinijulistia:disqus: Hi Rini, untuk bisa mendapatkan 2.000 designers (seller side), kita harus ada seller strategy. Waktu itu yang saya gunakan ada 2 yaitu via social media dan ke kampus untuk get designers on board.