Dalam berbagai situs freelancer, klien kerap lebih fokus pada hasil karena mereka tidak intens memantau project yang diserahkan kepada freelancer.

Meskipun demikian, seorang pekerja freelancer professional tidak akan membiarkan pekerjaannya berlangsung berantakan, sekalipun dari segi hasil akhir bisa terlihat baik.

 

feature images

 

Jika sebaliknya, kita malah menjadikan proses kerja tak efektif, lalu berakhir pada tambal sana- sini untuk menutupi kekurangan yang ada akibat ketidaksempurnaan proses kerja.

Untuk memastikan proses kerja berjalan baik itulah laporan kerja dibutuhkan. Saat ini, membuat laporan bukan hanya tanggung jawab project manager. Pekerja freelance pun harus mulai sadar bahwa membuat laporan pekerjaan sangatlah penting baik untuk profesionalitas maupun efektivitas kerja.

 

Sepenting apa sih laporan kerja itu?

Laporan kerja menjadi catatan penting yang menggambarkan kinerja kita dan sejauh mana pekerjaan terlaksana. Kita jadi tahu apa yang sudah tercapai, apa yang dibutuhkan, dan apa yang masih harus diselesaikan.

Secara umum, laporan kerja itu penting karena:

Happy Client

 

  • Menjadi pemetaaan yang memudahkan arah pekerjaan.
  • Menjadi bukti kepada klien bahwa kita benar-benar mengerjakan project mereka.
  • Klien merasa lebih puas dan senang karena bisa mengetahui perkembangan project-nya tanpa harus memantau setiap hari on location.
  • Project report makes you looks more professional!

Now we realize that project report is really important for freelancing job indeed. So, let’s prepare them soon!

 

Mempersiapkan laporan kerja

Pertimbangan pentingUmumnya laporan kerja memiliki karakter umum. Dalam mempersiapkan sebuah laporan kerja, kita harus terlebih dulu memahami hal-hal berikut:

1. Tujuan dibuatnya laporan. Sejauh ini, terdapat 3 tipe laporan pekerjaan berdasarkan tujuannya. Yaitu:

  • Laporan untuk penelitian: Sifatnya lebih mengarah pada teori dan fakta, mengutamakan banyak kutipan (citation), dan tidak berfokus pada biaya. Laporan ini memberikan informasi perkembangan penelitian dengan tujuan bersifat sosial dan hendak menguji kebenaran sebuah teori.
  • Laporan kerja untuk klien: Laporan dibuat sebagai inisiatif penulisnya untuk menggambarkan sejauh mana peran dan pencapaiannya dalam project. Laporan berfokus pada perkembangan status project, sejauh mana berhasil, serta apa saja yang harus dilakukan untuk menyukseskannya.
  • Laporan kerja untuk pembelajaran: Tujuan laporan adalah memberikan contoh kepada orang yang mungkin akan mengisi posisi penulis dalam pekerjaan yang sama. Isinya meliputi tugas dan tanggung jawab, apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, tips dan saran, permasalahan yang dihadapi serta solusinya.

2. Pembaca laporan. Mengetahui pembaca memudahkan kita menentukan konten, jenis bahasa, dan tampilan laporan. Pembaca laporan kerja freelancer tentunya adalah klien dan freelancer itu sendiri. Selain mengetahui pembaca, pertimbangkan juga apa respon yang kita inginkan dari pembaca setelah membacanya (apakah mereka mendukung, menyediakan materi, memberikan dana, meminta perombakan, perbaikan, dll).

3. Bentuk penyampaian sebuah laporan pekerjaan umumnya:

  • Laporan lisan yang disampaikan dalam meeting.
  • Email ke kolega.
  • Memo singkat ke atasan (dalam kerja tim atau perusahaan).
  • Laporan formal berbentuk buku (tahunan). Umumnya disampaikan perusahaan kepada audiens atau publik.
  • Materi presentasi dengan slide

Khusus freelancer, laporan kerja biasanya berbentuk laporan tertulis ataupun materi presentasi yang dikirim via email. Terlepas apapun bentuknya, sebuah laporan pekerjaan idealnya disampaikan setiap minggu atau setiap bulan.

4. Tone atau cara penyampaian. Selayaknya menyampaikan laporan lisan, laporan kerja tulisan harus tetap memiliki tone yang tepat sesuai pembacanya.

  • Laporan yang ditujukan untuk kalangan internal, biasanya bisa lebih santai dan informal.
  • Laporan untuk pihak eksternal (klien) jelas lebih formal dan professional.

Namun, pastikan kita tetap berpegang pada prinsip utama : harus jelas, terfokus, dan sesuai fakta (jujur).

5. Konten utama sebuah laporan kerja adalah lingkup kerja, jadwal kerja, posisi keuangan, dan posisi risiko.

6. Sebuah laporan kerja yang baik dan efektif seminimalnya harus:

  • menggambarkan keahlian, kompetensi, dan seberapa familiar pembuat laporan terhadap project yang dikerjakan.
  • menjadikan pekerjaan mengarah pada goals dan stay on the deadline, serta semua stakeholder menyadari urgensi informasi dalam laporan.
  • menampilkan data lengkap yang sesuai dan informatif memaksimalkan pengetahuan klien, dengan mendorong perhatian mereka kepada masalah yang relevan dan sangat berpengaruh pada hasil (memberikan informasi yang bisa membantu pemecahan masalah pada waktu yang tepat).
  • menjelaskan masalah dan solusi terbaik agar klien tidak harus terbebani mencari solusi atas masalah tersebut selepas membaca laporan.

Are you ready to write your own work report?

 

 

Mulai Menulis Laporan Pekerjaan

Saat ini sudah banyak software khusus untuk membuat laporan pekerjaan. Untuk laporan dalam bentuk presentasi, pemula kerap memakai Ms. Power Point. Untuk yang lebih detail, biasanya mengandalkan MS. Excel.

Sebagai pemula, kita bisa menggunakan template umum laporan kerja yang kini semakin banyak tersedia gratis di internet. Namun, ada baiknya jika berani membuat laporan kerja sendiri meski baru pertama kali.

Membuat sendiri awalnya mungkin sulit, namun keuntungannya adalah bisa disesuaikan dengan kebutuhan serta bisa menjadi ciri khas di mata klien.

Dalam membuat laporan kerja yang bagus, pastikan unsur professional dan keindahan tetap terjaga. Paling utama tentu menyederhanakan informasi rumit agar lebih mudah dicerna klien tanpa mengorbankan detail. 10 pertimbangan pentingnya antara lain:

1. Gunakan bulleted list. Efektif dibaca cepat, tidak melelahkan, dan tetap mudah dipahami. Bulleted list bisa menyoroti poin penting serta menjadikan struktur laporan lebih jelas terbaca dan pastinya menarik secara visual.

Contoh grafis dan tabel
Contoh grafis dan tabel

2. Sisipkan grafis dan tabel. Sangat cocok untuk data yang melibatkan angka dan informasi teknis. Laporan dengan grafis dan tabel terbukti lebih mudah dipahami dan efektif untuk pencarian dana. Sisipkan grafis dan tabel ini dalam isi laporan, bukan sengaja ditumpuk dalam lampiran.

3. Pecah dalam sub-sections. Sangat memperjelas laporan karena setiap section memuat isi yang terfokus. Klien pun tidak perlu lelah membaca tulisan yang panjang tanpa jeda. Sub-sections juga memudahkan klien yang ingin langsung melompat (baca) ke bagian yang mereka butuhkan.

Headline sederhana
Heading sederhana

4. Perhatikan heading. Letaknya paling atas, sebagai identitas dan template. Umumnya berisi tanggal, waktu penyerahan laporan, nama dan posisi klien, nama penulis, judul laporan, nama dan tempat berlangsungnya project, serta target yang ingin dicapai.

Contoh introduction laporan penelitian
Contoh introduction laporan penelitian

5. Impresive introduction. Isinya adalah intisari project, serta status berjalan. Introduction menjelaskan tujuan pembuatan laporan dan apa saja yang dibahas dalam laporan. Bagian ini membantu klien mengetahui isi laporan secara garis besar.

6. Isi laporan. Dasarnya merupakan versi lengkap dari introduction section. Isi sebuah laporan sebaiknya terfokus dan menggunakan bahasa spesifik. Gunakan angka yang jelas, alih-alih kata sifat yang abstrak.

Cara terbaik menyampaikan isi laporan adalah dengan memecah section-nya berdasarkan tugas (task), yaitu:

  • completed task: outline dan milestone tugas yang sudah dikerjakan (membeberkan kemajuan apa saja yang sudah dibuat sejak laporan terakhir).
  • current task: tugas yang masih berjalan (belum selesai). Bahan mempersiapkan diri ke planned task
  • planned task: tugas yang akan segera dilakukan ke depannya. Disampaikan sekaligus dengan perencanaan waktu/jadwalnya.
  • current issues and risks: hal-hal penting dan masalah yang berpengaruh terhadap pekerjaan, jadwal, dan (utamanya) biaya. Sampaikan beserta usulan solusi. Namun, jangan juga menutup diri jika butuh saran dan masukan dari pihak klien.
  • late task: cari tahu tugas apa saja yang telat dan siapa yang bertanggung jawab. Perlu disampaikan agar kita dan klien sama-sama tahu apakah letak keterlambatan dari pekerja atau dari faktor di luar kontrol pekerja. Tujuannya adalah membuka pencarian solusi.
  • changed task: perubahan yang terjadi dan mengapa harus terjadi (misalnya pergantian personel, perubahan konten, penggunaan material, penggunaan dana darurat, masalah ijin, dll)

7. Jangan lupakan kesimpulan! Kesimpulan biasanya menjadi bahan rekomendasi penting dari klien terhadap isi laporan.

Proofreading
Proofreading

8. Proofreading itu penting! Say no for typo error or grammar and punctuation mistakes. Libatkan pihak ketiga jika perlu untuk penilaian lebih netral dan teliti. Kamu bisa meng-hire seorang copywriter atau proofreader untuk melakukannya.

Tampilan yang simpel dan menarik
Tampilan yang simpel dan menarik

9. Tampilan tetap professional dan menarik. Pastikan tampilan laporan kerja tetap menyediakan clear area, pakai font profesional, di-binding dengan bagus, tidak lecek, dan cover-nya menarik!

10. Appreciate your resource. Jangan lupa cantumkan sumber dan lampiran penting berupa data statistik, dan informasi budget.

 

Kesimpulan

Proses kerja sama pentingnya dengan hasil. Hal ini menjadikan pekerjaan freelance tetap membutuhkan laporan kerja. Freelancer yang baik pasti mengetahui pentingnya laporan kerja; baik bagi efektivitas kerjanya maupun profesionalitasnya di mata klien.

Menyiapkan laporan kerja yang baik harus dilandasi dengan pemahaman kriteria laporan kerja. Termasuk bagaimana cara menulis laporan kerja yang sempurna. Kita bisa saja menggunakan template yang tersedia di internet, namun membuat laporan kerja sendiri jelas lebih menantang sekaligus melatih kita menjadi freelancer yang lebih professional lagi.


Ambargamala

Ambargamala

Pengacak kata-kata.. usia masih muda.... cukup bisa menulis karena terbiasa. Sehari-hari mengisi waktu dengan membaca atau menulis apa saja selama mengandung kata. Orang yang bengong sedikit pasti lapar dan lapar sedikit pasti gampang ngamuk.

  • Irfan Juliansyah

    tipsnya berguna sekali dan sangat inspiratif :)