Coba pikirkan jika sekarang Anda adalah seorang manajer. Tidak peduli dalam bidang apapun. Baik itu pemimpin tim, manajer proyek, manajer tim atau sebutan lain, itu bermuara pada satu hal : mereka semua membutuhkan pengelolaan, dan Anda lah orang yang mengelolanya. Kita ambil saja tim desainer. Desainer cenderung memiliki lebih banyak individualitas di dalam dirinya dan kurang bersedia untuk bekerja dalam tim secara efektif. Itu sebabnya mengelola tim desain bahkan lebih dari sebuah tantangan daripada manajemen tim reguler.
Tidak ada panduan singkat untuk situasi yang akan Anda hadapi. Manajemen tim adalah tugas yang sulit. Yang perlu Anda butuhkan salah satunya adalah Produktivitas. Namun terkadang Anda juga membutuhkan bakat untuk mencari tahu. Seluruh tugas Anda adalah untuk membantu memuluskan rintangan yang tidak direncanakan dalam pekerjaan tim. Beberapa tips di bawah ini akan mengantarkan Anda menjadi manajer yang siap dengan tantangan.
1. Manajemen Waktu adalah Kunci
Sumber daya yang paling berharga adalah waktu Anda. Jangan menyia-nyiakan hal itu. Rencanakan segala sesuatu di muka. Lalu kerjakan tugas Anda setelah itu.
Ada hal seperti Prinsip Pareto. Aturan ini menyatakan bahwa, untuk sebagian besar acara, 80% dari aturan berasal dari 20% penyebab. Prinsip ini juga berlaku dalam manajemen : 80% dari hasil pada akhir proyek berasal dari 20% dari upaya dilakukan untuk mencapai hasil tersebut. Mengapa demikian? Sebab, biasanya, sebagian besar proyek menghabiskan 80% waktu pada usaha tidak fokus dan hanya 20% pada usaha terfokus. Cobalah untuk menghindari aturan ini dengan mengoptimalkan jadwal Anda.
2. Belajar Mendelegasikan
Sekarang, Anda adalah seorang manajer. Tidak masalah jika Anda seorang desainer profesional atau tidak. Tidak peduli berapa banyak pekerjaan yang bisa dilakukan sendiri. Ini bukan hal yang diperhitungkan saat mengelola sebuah tim proyek. Anda tidak dapat melakukan semua pekerjaan Anda sendiri dalam waktu yang ditentukan dan itu fakta. Anda perlu memecahkan berbagai masalah yang timbul dari memiliki sekelompok orang dengan kepribadian berbeda yang bekerja pada sebuah proyek bersama. Anda perlu mendelegasikan. Ini bisa meningkatkan produktivitas.
Dalam rangka untuk mendelegasikan, Anda perlu tahu bagaimana mencocokkan orang dengan tugas. Buat lembar kerja secara rinci untuk semua anggota tim. Ketahui kekuatan dan kelemahan masing-masing. Misalnya, Anda perlu tahu bahwa satu orang bekerja baik pada desain ilustrasi vector minimalis. Anda perlu mengetahui hal-hal untuk menetapkan tugas dengan benar. Luangkan waktu untuk mengetahui anggota tim. Mintalah kepada mereka untuk memberitahu apa yang perlu Anda ketahui.
3. Mengatur dengan Gantt Charts
Gantt chart adalah diagram batang yang menggambarkan jadwal proyek. Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak, sumber daya individu dan kendala waktu dan jadwal. Berbagai warna pada grafik menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan ketergantungan antara kegiatan tersebut.
Melihat Gantt chart, Anda dapat menghilangkan periode idle, menghemat biaya dan waktu dalam proses serta melihat gambaran dari seluruh proyek dan kegiatan apa yang menyertainya. Ini adalah cara yang bagus untuk memusatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang proyek.
4. Dengarkan Orang yang Terlibat dalam Proyek
Biasanya, manajer proyek dilatih untuk mendengarkan kebutuhan dan permintaan klien dan pastikan ini terpenuhi untuk membuat bisnis lebih efisien. Terkadang klien tidak tahu bahwa apa yang dia inginkan tidak bukan termasuk kepentingan terbaik dan bahwa hal itu hanya akan merusak citra sendiri.
Ini berarti bahwa sebagai seorang manajer, Anda perlu mendengarkan tidak hanya keluhan klien dan apa yang ia inginkan, tetapi juga pikirkan tim. Mereka memiliki umpan balik berharga yang akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah di masa depan dan yang akan mengoptimalkan proyek ini. Jika tidak mendengarkan tim, mereka akan merasa diabaikan dan tidak akan termotivasi untuk bekerja lagi. Bayangkan bagaimana Anda akan meningkatkan produktivitas kerja, tanpa tim?
5. Jagalah Tim agar Selalu Termotivasi
Semua orang akan termotivasi oleh hal berbeda. Jangan mencoba untuk menginspirasi tim untuk bekerja pada sesuatu yang mereka tidak tertarik. Sebaliknya, cari tahu apa yang membuat mereka termotivasi dan Anda bisa memperkenalkan diri dengan sumber motivasi mereka.
Memotivasi tim dimulai dengan memotivasi diri sendiri. Anda dapat melakukan ini dengan melakukan beberapa hal sederhana yaitu menjaga lingkungan kerja agar tetap rapi, hal ini akan mendorong untuk memaksimalkan waktu di kantor. Kemudian, Anda bisa beristirahat dan bekerja dalam interval yang lebih kecil, membangun diri sendiri secara rutin, belajar untuk memprioritaskan dan beralih tugas yang sedang dikerjakan saat mulai merasa lelah dari apa yang Anda lakukan.
Setelah mendapatkan diri Anda termotivasi, Anda perlu untuk bekerja dengan orang-orang di sekitar. Pertemuan dengan masing-masing anggota sangat berguna dalam hal ini, terutama ketika digabungkan dengan penilaian kinerja. Pertemuan-pertemuan ini memungkinkan Anda untuk berdiskusi secara jujur dengan anggota tim.
Waspadalah salah satu perangkap manajemen proyek : uang bukanlah motivator yang baik. Jika Anda menggunakan bonus keuangan untuk memotivasi tim sepanjang waktu, maka itu adalah hal salah dan berdampak pada kinerja mereka. Mereka justru hanya akan mengharapkan bonus untuk setiap pekerjaan yang dilakukan.
6. Gunakan prinsip SMART!
Tetapkan tujuan Anda menggunakan sistem SMART. Sistem ini akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan realistis dan membantu bekerja dengan mereka :
Specific (Spesifik) : Tentukan segalanya. Tentukan siapa yang harus melakukan dan menentukan apa yang perlu dilakukan. Seakurat mungkin.
Measurable (Terukur) : Jaga agar hasil dapat diukur. Dengan cara itu Anda dapat melacak kemajuan dan melihat seberapa baik pekerjaan yang telah Anda lakukan terhadap proyeksi Anda sendiri.
Attainable (Dapat dicapai) : Pastikan benar-benar dapat mencapai apa yang Anda tetapkan untuk dilakukan. Ini benar-benar suatu seni dalam menetapkan tujuan setinggi mungkin sehingga masih realistis untuk dicapai.
Relevant (Relevan) : Pastikan tujuan relevan dengan proyek Anda.Jangan sampai Anda membuang banyak waktu pada hal-hal yang tidak penting dalam proyek-proyek kelompok.
Time-bound (Terikat Waktu) : Gunakan tenggat waktu. Tenggat waktu adalah teman terbaik Anda. Jika Anda tidak memiliki tenggat waktu, pekerjaan hanya akan berlarut-larut selama berbulan-bulan.
Implementasi yang tepat dari prinsip-prinsip ini akan memastikan bahwa seluruh tim kreatif akan makmur dan bahwa proyek apa pun yang sedang Anda kerjakan akan sukses, dan ini akan memudahkan Anda meningkatkan produktivitas. Apakah Anda mempunyai pengalaman mengolah sebuah tim desainer? Apa saja yang biasanya dilakukan agar mereka tetap solid?
ask@sribu.com
0821-2121-4811
