Rata-rata pemilik usaha kecil mengalokasikan antara tiga hingga sepuluh juta rupiah untuk biaya startup. Dan biasanya uang itu bukan hanya dari pemilik, tapi juga dari pinjaman. Modal lain seperti ruko, aset digital dan inventaris kantor juga diperlukan. Memang banyak hal yang diperlukan untuk memulai bisnis. Selain beberapa hal tadi, inilah lima hal yang harus Anda siapkan agar bisnis bisa aman dan siap jalan:
1P: Priority
Sama halnya dengan keputusan bisnis, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi tujuan keamanan sebelum dapat mengimplementasikan pada tindakan.
Untuk melakukan hal ini, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan yang akan mengidentifikasi daerah yang paling penting untuk bisnis Anda, termasuk:
Apa yang paling perlu diamankan (misalnya inventaris, informasi klien atau data)?
Apakah kemampuan untuk mengontrol bisnis jarak jauh penting bagi Anda?
Bagaimana jenis lingkungan kerja dan hubungan dengan karyawan yang ingin Anda miliki? (Anda ingin tempat kerja menjadi aman, tanpa karyawan yang merasa terbelenggu dengan pengawasan atasan.)
2P: Policy
Setelah tahu prioritas Anda, susun kebijakan keamanan yang mencakup semua. Ini mungkin saja mencakup segala sesuatu yang harus diperiksa sebelum merekrut karyawan, memantau persediaan, dan berbagai pelanggaran kerja. Faktor-faktor lain mungkin akan muncul setelah berjalan dan persiapkan untuk keadaan darurat.
Ingatlah untuk menilai setiap langkah pada daftar prioritas yang Anda buat. Apakah bagian dari kebijakan dapat mendukung tujuan Anda? Jika tidak, singkirkan mereka.
Setelah memiliki rincian kebijakan, tuangkan diatas kertas dan membuat buku pegangan untuk karyawan dan juga Anda. Tapi jangan hanya tangan itu. Setiap karyawan harus menandatangani dokumen untuk menunjukkan bahwa mereka menerima dan membacanya. Simpan salinan tambahan di tempat umum.
3P: Place
Ketika mengevaluasi tempat kerja, Anda akan menemukan sistem keamanan dan solusi otomatisasi yang diperlukan. Sebagai contoh, sebuah bisnis ritel harus berhati-hati terhadap pengutil. Namun, sebuah klinik medis harus mengamankan informasi pasien dan obat-obatan.
Juga penting untuk mempertimbangkan baik ruang internal dan eksternal. Anda akan memerlukan pencahayaan yang baik, tanda-tanda keamanan dan stiker, pagar atau hambatan lain dan, tentu saja, gerendel yang baik di samping sistem alarm. Saat memasang kamera keamanan, pikirkan posisinya.
Otomatisasi dapat sangat membantu, terutama pada usaha kecil yang tidak punya anggaran untuk seorang penjaga keamanan 24 jam. Alat seperti kartu kunci dapat menjadi akses kemanan ketika Anda tidak berada di kantor, hanya orang-orang tertentu yang bisa mengaksesnya. Anda bahkan dapat mengatur notifikasi e-mail atau pesan singkat untuk memberitahu ketika ada pengiriman dan pengeluaran.
Toko online juga perlu diamankan dari serangan cyber. Cyber Security Alliance menemukan bahwa 20 persen dari usaha kecil yang disurvei mengalami serangan cyber setiap tahunnya, dan 60 persen dari bisnis yang menjadi korban serangan tersebut terjadi dalam kurun waktu enam bulan.
Pilar keamanan Anda harus menyertakan rincian untuk mencegah bila mungkin serangan terjadi dan memulihkan diri jika terjadi. Ini termasuk prosedur untuk menggunakan dan mengubah password, men-download anti virus, menghapus data tidak dikenal dan mengunci laptop dan tablet saat tidak digunakan.
4P: People
Karyawan Anda adalah baris pertahanan pertama dalam menciptakan tempat kerja yang benar-benar aman. Semakin banyak waktu yang dihabiskan di awal ketika merekrut orang yang Anda percaya dan melatih mereka sehingga mereka tahu kebijakan keamanan, sehingga lebih siap mengatasi masalah yang muncul.
Mendidik karyawan, bukan hanya tentang kebijakan dan ekspektasi Anda, tetapi juga tentang bagaimana pencurian dan kehilangan dapat mempengaruhi personal mereka. Menjelaskan bagaimana pencurian dapat mengakibatkan berkurangnya kesempatan naik gaji dan mengurangi kesempatan ekspansi perusahaan.
Akhirnya, karyawan akan tahu apa yang harus dilakukan jika mereka melihat perilaku yang mencurigakan. Mereka perlu tahu apa bagaimana aturannya, apakah harus melaporkannya, bagaimana informasi tersebut akan ditindaklanjuti dan bagaimana mereka akan dilindungi selama proses tindak lanjut info tersebut.
5P: Performance
Sebuah sistem hanya berguna jika dapat bekerja dengan baik. Anda perlu mengevaluasi kinerja sistem keamanan secara berkelanjutan dan membuat penyesuaian sesuai keperluan.
Untuk melakukannya, gunakan pilihan penyimpanan berbasis cloud untuk menganalisis ancaman keamanan yang berlangsung selama satu bulan berjalan.
Meninjau rekaman video dan riwayat keamanan dapat membantu mengidentifikasi kelemahan atau daerah masalah. Selain memberikan wawasan pada karyawan, juga dapat menjadi media analisis calon pengunjung. Setelah mengidentifikasi bidang yang menjadi perhatian, membuat perubahan yang diperlukan untuk keamanan dan mengatur sinyal otomatis untuk membantu Anda memonitor daerah-daerah tersebut.
Setelah membaca dan menerapkan lima pilar di atas, cobalah untuk meninjau kembali seluruh proses ini pada bisnis Anda, walaupun hanya sekali setahun. Karena kondisi selalu berubah, dan tidak semua bisa mengikuti perubahan.
ask@sribu.com
0821-2121-4811
