Anda pasti tahu istilah meeting. Satu istilah yang identik dengan hal membuang-buang waktu. Padahal seharusnya dari rapat itu ditentukan dan ditemukan sebuah strategi hebat untuk mengembangkan bisnis, baik itu strategi penjualan ataupun sistem operasi bisnis.
Sebagai seorang eksekutif atau manajer, jika Anda mengadakan meeting, berikut adalah lima aturan untuk memastikan bahwa acara tersebut tidak berakhir dengan membuang-buang waktu, energi dan uang.
1. Sebelum Anda menjadwalkan pertemuan, ketahui dulu tujuannya.
Pada hakikatnya, meeting itu adalah hal yang produktif. Tapi bagaimana jika sebaliknya? Bagaimana jika justru tidak produktif, dan diadakan hanya dalam kondisi tertentu?
Sebelum Anda mengadakan rapat atau meeting, tentukan dulu tujuannya. Tanyakan pada diri sendiri, “Apa hasil yang diharapkan? Apa yang ingin saya capai? Mengapa saya harus mengumpulkan banyak orang di sebuah ruangan bersama-sama?”
Jika Anda tidak dapat mengartikulasikan kebutuhan dari sebuah rapat, jangan mengadakan itu. Jika bisa, mengartikulasikan, maka bisa mempertajam fokus pada apa yang Anda inginkan dari rapat dan meningkatkan peluang mencapai tujuan.
2. Undang pemain, bukan sekedar penonton.
Kita cenderung lebih mengundang terlalu banyak orang untuk rapat. Cara berpikir ini mungkin masuk akal untuk pesta liburan, tapi tidak untuk rapat perusahaan.
Semakin banyak orang dalam sebuah rapat, setiap orang cenderung kurang memiliki tanggung jawab. Jika setiap orang kurang merasa tanggung jawab, mereka akan kurang serius menindaklanjuti item yang dibahas. Mereka akan menganggap bahwa orang lain yang akan melakukannya. Dengan membatasi ‘penonton’, pertemuan bisa berjalan lebih singkat, lebih menarik dan lebih efektif. Singkatnya, Anda tidak akan membuang banyak waktu, tapi bisa lebih dekat dengan tujuan.
3. Alokasi waktu sesuai kebutuhan.
Kita cenderung untuk rapat pada waktu luang. Itu adalah cara salah memandang alokasi waktu. Jangan menunggu waktu. Meeting atau rapat harus diadakan hanya selama benar-benar ada tujuan yang ingin dicapai. Ketika Anda menjadwalkan meeting, tanyakan pada diri sendiri berapa lama waktu yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Rencanakan rapat untuk waktu tersebut, bahkan tidak perlu berjam-jam, cukup setengah jam atau beberapa menit saja. Jika Anda dapat mencapai tujuan dalam waktu yang lebih singkat, itu lebih efektif.
Sebagian besar waktu tidak produktif muncul ketika orang merasa ada lebih banyak waktu yang dialokasikan dari yang diperlukan. Tunjukkan pada rekan-rekan Anda, bahwa Anda menghargai waktu mereka dengan mengalokasikan waktu sesuai keperluan dan kemudian berakhir lebih awal jika tugas itu bisa selesai lebih cepat.
4. Anda yang mengundang, Anda yang memimpin.
Siapa pun yang mengadakan rapat, harus bertanggung jawab untuk menyusun agenda dan menjaga agar rapat fokus dan berorientasi pada tindakan.
Banyak pertemuan diadakan tapi tidak ada kejelasan siapa yang bertanggung jawab. Satu orang mulai dan kemudian yang lain bersahutan dan mengalihkan percakapan. Sementara semua orang harus bisa berpartisipasi, hanya satu orang yang harus bertanggung jawab atas berjalannya rapat. “Pemimpin” harus memulai sesuai agenda dan bertanggung jawab untuk menjalankan pertemuan dengan cara yang efisien.
5. Akhiri dengan langkah-langkah tindakan.
Rapat adalah tempat untuk berbicara, tapi bicara itu tidak akan ada artinya kecuali jika diikuti dengan tindakan. Pada akhir setiap pertemuan, harus ada pengumuman item tindakan yang harus dilakukan setelah diskusi.
Item tindakan harus dibagikan ke peserta dan kemudian dibahas di awal pertemuan berikutnya. Peserta rapat harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan bahwa akan ada waktu dimana tindakan mereka akan ditinjau.
Meeting dapat menjadi alat yang paling kuat dalam keberhasilan bisnis Anda. Namun, seperti alat lainnya, alat itu sepenuhnya dapat menghasilkan keuntungan ketika Anda menggunakannya dengan benar. Optimalkan waktu yang digunakan untuk meeting. Pastikan ada hasil yang didapat setiap selesai mengadakan pertemuan.
ask@sribu.com
0821-2121-4811
