Sangat mudah untuk melihat organisasi mana yang lebih mungkin untuk menerima dana. Meminta bantuan dana dari penyandang dana memiliki manfaat yang jelas untuk meningkatkan keberhasilan Anda dengan penggunaan aplikasi, tetapi tidak kalah pentingnya untuk membangun relasi dengan berkomunikasi dan bekerja sama dengan penyandang dana di setiap tahap dalam siklus pencarian dana hibah.
Penyandang dana memiliki prioritas, tujuan, dan batasan sendiri pada bagaimana mereka bekerja. Pada akhirnya, mereka semua menginginkan hal yang sama: memberikan dana mereka untuk membuat Anda dapat memberikan sesuatu untuk orang lain. Penyandang dana yang lebih kecil mungkin hanya ingin menandatangani cek dan membiarkan Anda melaksanakan proyek Anda.
Penyandang dana yang lebih besar sering ingin bekerja dalam bentuk kemitraan. Pendanaan produktif serta komunikasi yang terbuka dan teratur menjadi sangat penting. Membuat bisnis plan juga dapat menjadi acuan untuk diberikan ke penyandang dana.
Siklus dana hibah di bawah ini mengidentifikasi beberapa cara bagi Anda yang mungkin mempertimbangkan bekerja sama dengan penyandang dana. Kami membagi hal tersebut menjadi empat tahap. Satu saran untuk Anda, setiap penyandang dana memiliki karakteristik yang berbeda dan tidak semua memiliki kapasitas atau keinginan untuk terlibat dalam setiap tahapan proyek Anda. Anda akan perlu untuk membuat penilaian tentang apa yang tepat untuk penyandang dana pribadi Anda. Kebanyakan mereka juga akan menetapkan ekspektasi mereka dari Anda dalam surat penawaran dengan syarat dan kondisi (term and conditions) yang ditetapkan.
Langkah I: Persiapan
a) Beritahu penyandang dana, apa yang Anda butuhkan
Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana mereka memutuskan siapa yang akan mereka danai? Penyandang dana yang lebih besar, melakukan penelitian dan konsultasi untuk menginformasikan program-program hibah mereka. Anda juga dapat melakukan percakapan informal dengan mereka yang ada mengenai potensi tentang jenis pendanaan yang Anda butuhkan.
b) Cari tahu informasi tentang penyandang dana
Penyandang dana melakukan riset mereka, tetapi Anda perlu untuk melakukan riset tentang mereka juga. Tetap lihat informasi mengenai penyandang dana Anda saat ini dan potensi yang mendukung bagaimana prioritas serta proses yang mereka lakukan sangatlah penting.
c) Menghubungi penyandang dana potensial
Buat kontak dengan relasi, sehingga mereka mengetahui organisasi Anda sebelum mereka membuat keputusan, meskipun mungkin tidak selalu melakukan hal tersebut. Ada banyak cara untuk melakukan hal ini. Mungkinkah penyandang dana punya waktu untuk membaca laporan tahunan 40-halaman yang Anda kirim ke mereka yang tidak dimintanya? Mungkin menghadiri suatu acara pendanaan atau seminar di mana mereka akan berbicara adalah cara yang lebih efektif untuk bisa selalu berada di “radar” mereka.
Langkah II: Aplikasi
a) Hal-hal pendukung Pra-aplikasi
Anda akan terkejut pada berapa aplikasi yang ditolak karena mereka tidak memenuhi syarat atau tidak lengkap. Untuk menghindari membuang-buang waktu Anda, pastikan Anda mengakses informasi tentang apa saja yang perlu dilengkapi untuk pra-aplikasi, informasi dan hal-hal pendukung yang diperlukan untuk dapat menarik penyandang dana yang lebih besar. Beberapa dari mereka menerbitkan pedoman atau informasi lainnya untuk pelamar dan Anda akan sangat salah jika tidak membacanya dengan seksama. Penyandang dana menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk membantu pelamar dan dapat menciptakan kesan pertama yang buruk jika Anda belum membaca mereka dengan benar.
b) Penilaian (assessment)
Penilaian dapat dalam berbagai bentuk dan selalu membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda inginkan. Rata-rata, membutuhkan waktu antara dua sampai enam bulan dan dana investasi yang lebih besar dapat mengambil waktu lebih lama untuk hal menilai. Sebagian besar dana disetujui oleh komite, meskipun staf biasanya terlibat dipenilaian dalam penyandang dana yang lebih besar.
c) Penolakan
Semua orang akan ditolak pada tahap tertentu dan itu bisa sangat mengecewakan. Anda akan menghindari kemungkinan ditolak jika Anda telah melakukan riset dengan benar. Penolakan juga bisa menjadi kesempatan untuk mendapatkan umpan balik dari penyandang dana tentang bagaimana meningkatkan aplikasi Anda di masa depan.
Langkah III: Penerimaan
a) Surat penawaran
Ketika Anda menerima surat penawaran hibah, surat itu menguraikan syarat dan kondisi yang melekat pada suatu tawaran, dan Anda mungkin diminta untuk menandatangani dan menerima kondisi ini.
b) Syarat dan ketentuan
Syarat dan ketentuan bervariasi. Tingginya tingkat akuntabilitas yang terkait dengan dana yang dihimpun melalui perpajakan dan penyandang dana memiliki syarat dan ketentuan yang paling komprehensif. Anda mungkin perlu menyesuaikan atau membuat proses bisnis baru dan sistem untuk memastikan bahwa Anda memenuhi standar mereka.
c) Pengakuan
Kita semua ingin pengakuan atas pekerjaan kita dan penyandang dana pun tidak berbeda. Sebagian besar akan memerlukan logo atau nama mereka untuk digunakan dalam publikasi. Untuk beberapa mereka yang mengandalkan dukungan publik untuk menghasilkan dana mereka, sangat penting bahwa dukungan dari relasi diakui karena menunjukkan pada publik bagaimana kontribusi mereka.
d) Membangun kapasitas
Beberapa penyandang dana yang lebih besar menawarkan organisasi yang mereka danai dengan dukungan dan informasi bersama dengan hibah – ini sering disebut sebagai ‘capacity building‘. Misalnya, jika pemberi dana, melihat banyak pelamar memiliki kesulitan mengelola anggaran, mereka akan mengatur kursus pelatihan tentang manajemen keuangan dan mengundang Anda untuk hadir. Kehadiran bisa menjadi kondisi hibah atau opsional. Jika Anda ditawari untuk peningkatan kapasitas, dapat menjadi cara yang baik untuk bertemu organisasi lain yang didanai dan mengenal penyandang dana Anda secara lebih baik – serta kesempatan untuk mengembangkan organisasi Anda.
Langkah IV: Pengiriman pada aktivitas yang didanai
Anda telah berhasil menemukan hibah yang tepat untuk organisasi Anda dari ribuan yang ditawarkan, butuh beberapa minggu bahkan bulan untuk mendapatkan keputusan. Anda harus melewati semua rintangan dari syarat dan kondisi, menempatkan logo perusahaan pada website dan saatnya untuk menghabiskan hibah dan benar-benar melakukan apa yang terbaik – melakukan misi Anda. Pada akhirnya, memiliki pendanaan yang tepat untuk melaksanakan kegiatan Anda adalah tujuannya. Tapi hanya karena uang tersebut berada di bank, jangan lupa pada penyandang dana Anda, tetaplah membangun relasi dengan mereka. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk membangun kesuksesan dan merencanakan masa depan – untuk memastikan proyek Anda memiliki strategi keluar yang realistis dan membuat organisasi Anda lebih berkelanjutan secara finansial dalam jangka panjang.
ask@sribu.com
0821-2121-4811
